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台湾的秘书组织与秘书教育

来源:必威体育882019-04-12 08:30

摘要:

台湾的企业过去三十年来,95%属于民营的中小型企业。早期以制造业与外贸活动为主流;中期以服务业为重心;现今发展则以高新科技的研发与OEM为主体。由于时代的改变与办公室的设备逐步更新,办公室工作已经由传统的纸面作业改为无纸办公室。相对的秘书工作,也从早期的文书作业改为信息管里。台湾的秘书及行政管理人员约占所有妇女就业人数的三分之一。秘书的需求量大,要求的素质高,工资属于中等职员待遇。  一、台湾...

台湾的企业过去三十年来,95%属于民营的中小型企业。早期以制造业与外贸活动为主流;中期以服务业为重心;现今发展则以高新科技的研发与OEM为主体。由于时代的改变与办公室的设备逐步更新,办公室工作已经由传统的纸面作业改为无纸办公室。相对的秘书工作,也从早期的文书作业改为信息管里。台湾的秘书及行政管理人员约占所有妇女就业人数的三分之一。秘书的需求量大,要求的素质高,工资属于中等职员待遇。


一、台湾的秘书组织


台湾最早的专业秘书组织创立于1974年10月19日,当时称作台北市企业秘书协会(也就是台湾企业秘书协会前身),该会在1976年6月1日取得国际专业秘书协会(PSI)的认可,正式跻身国际专业秘书组织。为了扩大与各国专业秘书组织的交流层面,1978年12月台湾企业秘书协会成立,经常参与各项国际性会议,并成为国际专业秘书协会会员。台北市企业秘书协会与高雄市企业秘书协会(成立于1975年7月1日)于同年隶属台湾企业秘书协会。1980年4月台湾企业秘书协会经第四届亚洲秘书大会通过正式成为亚洲秘书协会之会员。亚洲秘书协会每两年举办一次大会,由会员轮流担任地主,台湾企业秘书协会总会于1988年5月在台北圆山饭店主办第八届亚洲秘书大会。计有来自20余国家和地区的350位秘书参加,其中来自美国秘书协会及欧洲秘书协会的会长备受瞩目。为提升秘书的专业形象,1992年1月台湾企业秘书协会更名为"台湾专业秘书协会"。同年,台北分会及高雄分会陆续将名称改为"台北市专业秘书协会"及"高雄市专业秘书协会",同为台湾专业秘书协会之团体分会。1995年10月28日,台中市专业秘书协会正式立案成立,亦为台湾专业秘书协会之团体会员。为配合全球秘书职场的变迁脚步,切合专业秘书工作环境的异于传统的改变,2003年6月23日,"台北市专业秘书协会"正式更名为"台北市专业秘书暨行政人员协会"。台湾秘书协会亦更名为"台湾专业秘书暨行政人员协会"。高雄分会与台中分会则逐渐淡出。2010年台湾专业秘书暨行政人员协会,成功举办第20届亚太秘书大会。


台湾的专业秘书暨行政人员协会,为非营利性质之社会公益团体。所举办的各项会务活动,早期以"建立认同秘书工作的价值",到近年的"提升专业秘书形象",均为该协会努力且永续传承的目标。宗旨为:1.提高秘书对其职业或专业之兴趣,并加强其间之联系。2.鼓励秘书接受专业训练,继续技术及知识之进修,彼此交换心得及经验,提高专业服务之水平。3.负责联系组织各企业秘书团体。4.唤醒并激发秘书对本地区经济,企业发展所负之责任,进而参与国际事务,发展国民外交。5.参加国际性秘书协会之会议及活动。6.促进世界各国秘书间之友谊与了解。7.其它有关企业秘书发展事项。


历年来,该会举办各类专业演讲、座谈会、及秘书训练营,同时出版有关秘书事务专业刊物,如:《女秘书札记——比别人多一颗心》与《办公室管理》,经由协会的服务,能够促进专业秘书之间的工作经验交流及生活心得分享。该会的定期活动有新春联欢会、国际秘书周系列活动、秘书营活动、秘书竞赛、秘书授证考试以及各种演讲会。台湾秘书代表并曾勇夺亚洲秘书选拔比赛冠军。


二、台湾的秘书教育


台湾自20世纪60年代即在各专科设置秘书科,属三年制教育。后更名为商文科。近年来由于各专科纷纷改制为大学,台湾逐步将二专、三专与五专取消,故各大学将商文科改为英语系。"秘书实务"仅成为大学四年中第三年或第四年选修或必修的学习科目之一。台湾学制是每学期18周,其中开学第一周为选课;学生可以到班上听课以便确定是否要选这门课;确定要修就给任课老师签字,不想选这门课下周就不会出现。因此在开学之前,如果这门课在线选修的同学不多,校方基于经济效益考虑,会通知老师可能这学期开不成这门课。若是该校的英语系或是商学系(有的是企管系)将"秘书实务"列为必修,则学生必须在四年之内选择某年通过这门课。因此,老师上课时候即使是必修的课程班上,有可能有三年级、四年级或延毕生(延迟毕业的学生),而不一定是同一班或同一系的学生来上这门课。


四、未来秘书工作要求


中国高等学校设立秘书科系以后,毕业生必须适应不断发展变化的中国社会与中国经济。无论依据哪一方推测,中国经济朝向全面化科技发展,中国社会朝向小康富裕的景象势在必行。在此一时代分水岭的拐点上,秘书(行政工作者)以更专业、更具挑战性的技术与专业磨练自己,乃是可预见的未来必须面对的事实。秘书不仅肩负传统办公室处理庶务与事务的角色,更将是未来企业与领导并肩作战的精兵。培养优秀的秘书,不仅使其内圆外方,秀外慧中;更要具有足够的智慧与技能处理所有领导者身边的各种事务。


秘书学因此要配合趋势,掌握时代动脉,抛去既有的传统,走向崭新的未来。让学校教育的学生群在踏入社会以前,就掌握了企业相应的知识。甚至在尚未毕业以前就有就业单位抢先聘用,这才是学校教育的最高目标。依照个人浅见,各校除依照理论与实践1:3的课程推出时代需求的课程,更应考虑在大学最后一年或两年让学生校外实习,以便及早适应日新月异的新社会。


作者: 石詠琦 (作者系原亚洲秘书协会会长、现任天津商业大学兼职教授)


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