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秘书职业分析

来源:必威体育882019-04-12 08:40

摘要:

谈到秘书这个职业,一定有许多人会在第一时间想到貌美如花、莺声燕语、婀娜多姿的年轻女子。其实,这是对秘书职业的一种误解。从事秘书职业的人并无专门的性别限制,相反对其综合能力却有着极为严格的要求。  一、秘书概述及发展起源  秘书,是国家机关和企事业单位普遍设置的一种职位,负责协助领导工和提供参谋,是目前最广泛的社会职业之一。一般意义上讲,可以指政党要职;公司文员等。在企业中,秘书的工作效率直接影...

谈到秘书这个职业,一定有许多人会在第一时间想到貌美如花、莺声燕语、婀娜多姿的年轻女子。其实,这是对秘书职业的一种误解。从事秘书职业的人并无专门的性别限制,相反对其综合能力却有着极为严格的要求。


一、秘书概述及发展起源


秘书,是国家机关和企事业单位普遍设置的一种职位,负责协助领导工和提供参谋,是目前最广泛的社会职业之一。一般意义上讲,可以指政党要职;公司文员等。在企业中,秘书的工作效率直接影响着企业的整体工作水平,尤其是在沟通、辅助管理上发挥着不可替代的作用。


秘书一职由来已久,早在夏朝时期,在相对完善的制度下,早期的秘书工作得以确立。殷商时期巫吏负责文书的保管,西周时期吏巫分家,吏官负责秘书的工作。直至东汉末年,当时的尚书台作为皇帝身边的秘书机构位高权重,曹操为削弱其势力,特设立秘书令,以"典尚书事",不仅掌管图书典籍,还收发奏章、草拟和上传下达等,就这样逐步形成了当时相对较为完整的秘书机构。辛亥革命后,秘书的含义发生了质的变化,一来秘书开始特指从事秘书工作的人或职位,二来对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称,"秘书"二字被正式命名为秘书工作,一直延用至今。可见,随着时间的推移,朝代的更迭,秘书工作不断地变化着,工作内容也随之不断地丰富着,并经历了从官职向社会职业转变的过程。


二、秘书分类


在中国,秘书一职有多种分类,按照服务对象,可分公务秘书和私人秘书;按照行业特征来分,可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。按照组织内部的工作分工划分,可分为行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书等。而在职业化程度很高的美国,秘书也毫无例外地实现了高度职业化。据美国行政管理协会的分类,按不同的要求和工作特点,秘书分成为公司经理服务,负责安排会议、起草信件等工作的企业秘书;为公司高级行政管理人员当参谋并负责全部的秘书工作行政助理秘书;为司法部门服务,具备一定法律专业知识的法律秘书;政府部门工作的政府秘书;专门服务于教育系统的教育秘书。可不论其如何分类,秘书服务的根本对象都只有一个,那就是领导者。


三、秘书职业要求


作为秘书人员要政治可靠,作风优良,纪律严明,知识广博,业务熟练。日常生活中,要金玉其外、韬晦其中,工作中则要讲求方法。大致以调研、信息、信访、督查、协调和党务政务工作为重点,做到服从、参谋、求实、高效。这就要求秘书人员必须具有敏锐的观察能力,能够迅速与调查对象进行有效地沟通;优秀的综合分析能力,善于从多角度着手,对材料进行深入地分析研究,去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里,从中找出内在的联系和规律,使认识由感性上升为理性;熟练地文字组织能力,会撰写各种文件和讲话稿;很强地组织协调能力,协调部门关系、利益关系;高效的办事能力,办文、办会、办领导交办的事项细致、高效等。当然,不同的行业领域,对秘书的要求也会更加的具体。以商务秘书为例,受其环境、行业等具体条件影响,经营性、专业性和时效性是其必须满足的基本要求。一个合格的商务秘书不仅应该具备企业家式的眼光和头脑,适应社会主义市场经济;还需要掌握现代管理原理和原则;具有高效地信息处理能力和优秀的公关本领。


由此可见,秘书这一职业已向知识化、专业化发展。


四、秘书专业技能


在社会飞速发展的今天,秘书人员必须要具备一定的专业技能才能适应发展的需求,保住"饭碗",保持职业竞争力。


第一,作为秘书人员,要具备很强的语言能力。言谈中语言流畅、口齿清晰,说话有逻辑、有条理。在社会高度国际化的今天,熟练掌握一门外语也成为了对一个秘书的基本要求。针对不同行业领域,掌握不同的外语,若能在简单的听说读写基础上,掌握本领域的专业词汇或略有精通,将会更有利于降低公司成本、节约工作时间,提高工作效率。


第二,要具备一定的组织能力。秘书每天要面对写工作日记、制定工作计划、处理文件、材料归档、安排领导日程、组织各类会议和活动等繁杂的工作内容,这就要求秘书人员必须具备一定的组织协调能力,按照轻重缓急,结合实际地将工作打理的井然有序。


第三,要具备良好的沟通能力。秘书每天都要与许许多多不同的人打交道,其中包括老板、同事、客户等形形色色。具备良好的沟通能力才能协调好公司企业内外的各种人际关系,进而提高工作效率。


第四,要具备优秀的团队合作能力。秘书不是区别于其他职位单独存在的,而是企业中的一分子,公司团队中的一员。工作中,秘书不仅要服务于领导,还需要参与到具体的项目或事务中与大家一同齐心协力完成工作,因此优秀的团队合作能力必不可少,否则不仅不会事半功倍,还会阻碍工作的进程。


第五,要熟练操作各种办公自动化设备。在早已进入电脑信息时代的当今社会中,大多数企业已经开始提倡"无纸办公",熟练掌握各类办公软件、操作各种办公系统,已经成为了秘书职业必备的专业技能之一。


第六,具有较强的文字处理能力。秘书不仅要能够听懂领导的话,领会领导意图,还要善于将其组织成文字,整理成材料,较强的文字处理能力必不可少。


第七,具有出色的学习能力。时代在发展,社会在进步。一个秘书必须要不断学习新的知识,掌握新的技能,以适应社会的发展,工作的需求。


五、秘书职业的发展与变化


随着市场经济和知识经济浪潮的冲击,秘书这一职业对从业人员的综合能力、文化修养、职业道德和专业技能等方面的要求越来越严格,工作内容不断拓展、工作意识不断更新、工作制度不断完善、工作机制不断优化,已经朝着知识化、专业化的方向发展。目前,在众多行业中从业者数量居于前列。据美国劳工部统计局的数据显示,秘书以从业者近300万的优势,成为美国从业人数最多的行业之一。


秘书不在是人们眼中的"花瓶",不再是"青春饭"。受其知识性和专业性的影响,秘书这一职业对从业者的年龄要求也开始放宽。许多企业越来越愿意录用经验丰富的老秘书为其服务。比尔?盖茨创业之初聘请的女秘书露宝当时就已经年满42周岁。而据美国一项调查显示,在当今美国企业中,秘书的年龄随着部门级别的升高呈上升趋势,平均40岁左右、多为有教养、有经验的职业女性。因为从公司人事管理的角度来看,这一年龄段的女性随着年龄增长,缜密、周到的优点就越发突出,她们比年轻人更善于应变周旋,也更有耐心。也正是知识化、专业化的要求使得秘书在当今社会不再有年龄的限制,在逐步提升职业层次的同时,也给更多的中年求职者提供了就业机会。


随着秘书职业的不断进步和发展,为了肯定秘书的贡献,美国于1952年宣布设立秘书周和秘书日,并于1955年正式确定秘书周定在每年4月份的最后一个星期,而这周的星期三为秘书日。目前秘书节在中国等国家还尚未得到公众的认可和普及,但在美国,秘书节不仅别广泛认可,在节日当天,甚至美国总统都会致信祝贺,而企业的老板除了要给公司所有的秘书放假外,有的还会送上鲜花和贺卡以表达对秘书工作的认可和节日的慰问。


总而言之,秘书这一职业,已不再是简单的文字撰写、文件整理,而是朝着知识化、专业化、职业化的方向不断地发展着、前进着。要想做好秘书工作,除了熟练地掌握外语、计算机等专业技能和具备基本的行政业务能力之外,还必须不断地学习,提升自身能力素养,以便能够跟上时代的脚步,更好地适应新的工作需求。作者: 梁友君


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